La rédaction des formulaires du gouvernement du Yukon doit respecter les normes des services numériques et le guide de rédaction.
Les renseignements supplémentaires qui suivent s’appliquent aux formulaires imprimés et numériques.
Avis sur la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée
Votre formulaire ne doit recueillir que l’information nécessaire pour permettre aux utilisateurs d’accéder à un programme ou service.
Si votre formulaire recueille des renseignements personnels, il doit respecter la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et inclure un avis à ce sujet. Cet avis doit indiquer :
- comment les données sont utilisées;
- aux termes de quelle loi les données sont recueillies;
- à qui s’adresser et comment communiquer avec le gouvernement pour en savoir plus.
Inclusion de l’avis
Vous devez nous fournir l’avis sur la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée avec le reste du contenu. Cet avis doit être propre à votre formulaire et conforme aux lois applicables. Votre coordonnateur ministériel de la Loi peut vous aider à le rédiger.
Accessibilité
Vous voulons que tous nos formulaires respectent le critère 9 des normes des services numériques, dans la mesure du possible. Si votre formulaire doit respecter une norme d’accessibilité en particulier (p. ex., pour les personnes ayant une déficience visuelle), dites-le-nous pour que nous puissions le concevoir en conséquence.
Boîte de dialogue
La plupart des formulaires gouvernementaux comportent des boîtes de dialogue. Elles aident les utilisateurs à voir où ils doivent entrer leurs renseignements et nous donnent un maximum d’espace pour recueillir les données.
Chaque boîte doit avoir un titre au coin supérieur gauche (sans deux-points).
Ajouter un exemple ici (actuellement à la page 13 du document)
Boutons
Les boutons utilisés dans les formulaires gouvernementaux sont uniformisés dans l’ensemble des ministères.
Ces boutons sont visibles lorsque les utilisateurs remplissent le formulaire en ligne, mais n’apparaissent pas lorsque le formulaire est imprimé.
Ils doivent être utilisés avec parcimonie. Voici certains boutons couramment utilisés :
- Imprimer
- Effacer tous les champs
- Joindre un fichier
- Envoyer par courriel
Cases à cocher et boutons radio
Les cases à cocher doivent être utilisées pour les boîtes à choix multiples. Ces cases indiquent aux utilisateurs qu’ils peuvent sélectionner plusieurs options.
Les boutons radio doivent être utilisés pour les sélections à choix unique. Ces boutons indiquent aux utilisateurs qu’ils ne peuvent sélectionner qu’une seule option.
Les boîtes doivent toujours apparaître à gauche de l’étiquette utilisée pour le champ et être exemptes de distractions visuelles (p. ex., ombrages).
Couleur
Tous les formulaires du gouvernement du Yukon doivent être en noir et blanc, y compris les logos et les images, afin :
- d’obtenir le meilleur contraste pour faciliter la lecture à l’écran et sur papier;
- d’assurer l’uniformité des formulaires dans l’ensemble des ministères;
- de réduire les distractions visuelles;
- d’optimiser la lisibilité pour la numérisation, la télécopie et la photocopie.
Pour les formulaires imprimés, vous pouvez demander une impression sur du papier de couleur. Pensez toutefois à ceux qui les utiliseront : le contenu de votre formulaire et les réponses des utilisateurs doivent demeurer lisibles.
Page couverture et instructions
Si votre formulaire constitue une demande complexe, nous vous recommandons d’inclure une page couverture pour y regrouper toutes les instructions.
Des instructions éparpillées dans un formulaire créent des distractions visuelles et nuisent à la lisibilité.
Les instructions peuvent comprendre les renseignements suivants :
- Comment remplir la demande
- Limites d’admissibilité
- Échéances et dates importantes
- Documents nécessaires
- Définitions
- Avec qui communiquer pour obtenir de l’aide
La plupart des utilisateurs jettent les pages d’information lorsqu’ils n’en ont plus besoin. Aussi faut-il éviter d’y recueillir de l’information. Les formulaires doivent pouvoir être envoyés seuls, sans page couverture.
La page couverture est la première page du formulaire. Évitez de créer un document séparé : les instructions et le formulaire devraient constituer un seul et même document.
Évitez d’utiliser une page couverture pour un formulaire simple. La quantité d’instructions devrait être proportionnelle à la taille du formulaire.
Voir un bon exemple de page couverture avec instructions.
Format de date
Nous utilisons le format de date « AAAA-MM-JJ » dans les formulaires du gouvernement du Yukon.
Dans la mesure du possible, évitez d’utiliser des sélecteurs de date : ils sont peu fiables et peuvent causer des erreurs pour certains utilisateurs.
S’il y a lieu, utilisez le terme « date de naissance » plutôt que « DDN » (ce qui concorde avec le terme anglais « Date of birth »).
Filigrane
Nous appliquons le filigrane « PROVISOIRE » dans l’arrière-plan de tous nos formulaires pendant le processus de conception, et le retirons une fois le formulaire terminé et approuvé.
Fonte
Nous utilisons un style, une taille et un type de police normalisés dans les formulaires du gouvernement du Yukon. Votre concepteur de formulaires veillera à ce que votre formulaire soit conforme.
Si votre public a des besoins particuliers, nous ferons notre possible pour adapter le formulaire, que ce soit :
- en utilisant une police plus grande pour les personnes ayant une déficience visuelle;
- en agrandissant le crénage ou l’interligne pour les utilisateurs peu alphabétisés;
- en élargissant les marges pour la reliure.
En règle générale, nous pouvons ajouter ou augmenter, mais pas l’inverse. En d’autres mots, nous pouvons augmenter la taille de police pour répondre aux besoins des utilisateurs, mais pas la réduire en deçà d’une certaine taille. La plupart des demandes pour réduire la taille de police visent à faire entrer plus de texte sur une page, et non à répondre à des besoins particuliers. Si c’est le cas, il vaut mieux modifier votre texte afin d’éliminer des mots ou des champs inutiles. Souvent, cela a pour effet d’améliorer la convivialité du formulaire.
Pied de page
Tous les formulaires gouvernementaux contiennent les renseignements suivants dans la marge inférieure du pied de page :
- Numéro d’identification unique (YG)
- Numéros de page
- Diffusion de renseignements (s’il y a lieu)
- Note générique en français (s’il y a lieu)
Note générique en français
Tous les formulaires français ou bilingues contiennent une note générique. La langue française comporte de nombreux termes propres à chaque sexe. La note vise à informer les utilisateurs que le texte français est rédigé sans distinction de genre.
Genre
Évitez de demander le genre sur vos formulaires, à moins que ce soit absolument nécessaire. Si vous avez à le demander, évitez le choix binaire autant que possible. Voici deux solutions de rechange :
- Laissez un espace en blanc pour laisser les utilisateurs écrire ce qu’ils veulent.
Par exemple, « Genre : __________ ». - Ajoutez un « X » dans les choix de réponse pour éviter le choix binaire.
Par exemple, « [ ] Homme [ ] Femme [ ] X »
Évitez également de demander les abréviations genrées de titres comme « M. » ou « Mme ».
Logos
Tous les logos de partenaires doivent apparaître à droite du logo du gouvernement du Yukon. Le texte ou les images apparaissant près du logo ne doivent pas empiéter dans la zone de protection du logo définie dans les normes de marque du gouvernement du Yukon.
Tous les logos doivent être en noir et blanc.
Champs interactifs
Les champs interactifs ou remplissables permettent aux utilisateurs de remplir le formulaire en ligne avant de l’imprimer ou de le remplir plutôt que l’imprimer.
Tous les formulaires du gouvernement ont des fonctions interactives, sauf si vous demandez de ne pas en avoir. Voici certaines de ces fonctions :
- Zones de texte
- Menus déroulants
- Cases à cocher et boutons radio
- Boutons imprimer et effacer
- Hyperliens
Les fonctions interactives sont limitées. Les formulaires en PDF sont faits pour être imprimés et non remplis en ligne; c’est pourquoi ils ne fonctionnent pas comme les formulaires Web.
De plus, l’augmentation des lecteurs PDF privés fait en sorte que les fonctions ne sont pas toutes disponibles pour tous les utilisateurs. Pour cette raison, nous vous recommandons de réduire au minimum les fonctions interactives ou de vous tourner vers le formulaire Web.
Langue
Tous les formulaires du gouvernement destinés au public doivent respecter la Loi sur les langues. Deux options s’offrent à vous :
- Formulaires français et anglais distincts
- Formulaire bilingue (français et anglais sur la même page)
Anglais en romain et français en italique. Si les deux langues se trouvent sur la même ligne, séparez-les par une puce. Par exemple, « Prénom • First name ».
Liens
Suivez les consignes du gouvernement pour la rédaction de liens.
Dans les formulaires en ligne, les liens apparaissent en bleu. Dans les formulaires imprimés, les liens apparaissent en noir. Ils ne doivent pas être soulignés.
LiveCycle
Nous ne prenons plus en charge les formulaires LiveCycle (XML). Si vous en avez toujours en votre possession, nous vous recommandons de les convertir dans un format accessible.
Envoyez un courriel à [email protected] pour savoir comment convertir un formulaire.
Marges
Les marges sont fixées à 0,5 pouce des quatre côtés. Ainsi, nos formulaires peuvent être imprimés, numérisés et télécopiés sans perte d’information.
Des exceptions peuvent être faites pour les formulaires nécessitant de l’espace supplémentaire pour la reliure ou la finition (p. ex., trous perforés, perforation, agrafage).
Section à usage interne
Une section à usage interne est incluse lorsque le ministère doit inscrire des renseignements précis sur un formulaire soumis (p. ex., date de réception du formulaire ou personne l’ayant reçu).
Cette section se trouve dans une case au fond gris, généralement au bas de la dernière page. Elle n’est pas interactive : les utilisateurs ne peuvent y entrer de renseignements.
« Veuillez »
Évitez d’utiliser « veuillez ». Cela ne fait qu’ajouter des mots inutiles. Les formulaires n’ont pas besoin de formules de politesse : ils doivent être clairs et directs. Par exemple, remplacez « Veuillez écrire en caractères d’imprimerie » par « Écrivez en caractères d’imprimerie ».
Protection
Nous protégeons par mot de passe les formulaires avant qu’ils soient envoyés ou publiés en ligne. Ainsi, personne ne peut les modifier, intentionnellement ou non.
Vous devez soumettre une demande pour modifier un formulaire protégé par mot de passe.
Signatures
Beaucoup de formulaires du gouvernement comprennent des champs de signature. Actuellement, nous n’acceptons pas de signature numérique. Les documents doivent être signés à l’encre.
Déterminer si une signature est nécessaire
Consultez le conseiller en politiques et le conseiller juridique de votre programme pour savoir si une signature est nécessaire.
Si une signature est nécessaire, vérifiez si l’une des options ci-dessous peut être utilisée.
Solutions de rechange aux signatures
Utilisez l’une de ces solutions si vous voulez que votre formulaire soit envoyé en ligne plutôt qu’imprimé, signé et soumis en copie papier.
- Remplacez le champ de signature par le nom tapé.
Par exemple, « Présenté par : Jean Untel ». - Remplacez le champ de signature par une déclaration avec une case à cocher.
Example, « [ ] J’atteste que ces renseignements sont véridiques… ».
Numéro du gouvernement du Yukon (YG)
Tous les formulaires officiels du gouvernement ont un numéro d’identification unique YG au coin inférieur gauche de la première page. Ces numéros sont attribués par le concepteur de formulaires.
Le numéro YG est un numéro permanent et unique attribué à chaque formulaire. Un numéro ne peut être réutilisé, même si le formulaire correspondant n’existe plus.
Votre formulaire devra avoir un numéro YG s’il :
- est destiné au public;
- recueille des renseignements personnels ou confidentiels;
- est assujetti à une loi.
Comment lire un numéro du gouvernement du Yukon (YG)
Exemple : YG(1234HPW) Rev.01/2020
- YG = Le formulaire appartient au gouvernement du Yukon
- 1234 = Numéro d’identification unique
- HPW = Le formulaire appartient à Voirie et Travaux publics
- Rev. = Le formulaire a été modifié par rapport à sa version originale
- 01/2020 = Date de création ou de la dernière modification