La présente section décrit nos attentes envers nos fournisseurs présélectionnés.
Nos définitions courantes
- Contrat. Document juridique liant les Services en ligne et le fournisseur et décrivant la portée, le budget approuvé, les échéances et les modalités de paiement du projet.
- Contrat à prix fixe. Le fournisseur assume les risques liés au budget et veille à respecter la portée des travaux clairement définie. Ces travaux doivent être effectués par le fournisseur en fonction du budget établi dans le contrat.
- Progrès. Travaux effectués ou amorcés depuis le dernier rapport d’étape fourni aux Services en ligne.
- Projet. Entreprise unique ayant un début et une fin clairement définis. Le projet peut être associé à un ou à plusieurs contrats.
- Risque. Événement qui, s’il survient, pourrait influencer le calendrier, la portée, la qualité ou le budget établis d’un projet.
- État. État actuel d’un projet ou d’un aspect du projet (p. ex., état du budget, état d’avancement).
- Contrat temps et matériaux. Le fournisseur et le client assument les risques liés au budget et gèrent la portée et le calendrier du projet ensemble. Ils s’entendent sur la valeur maximale du contrat et la présentation de rapports détaillés par le fournisseur.
Gestion de projet
Le fournisseur doit nommer un gestionnaire pour chaque projet. Cette personne veille au respect des exigences en matière de communication, informe les Services en ligne des tâches assignées à son équipe et prend les mesures nécessaires pour atténuer les risques au fil du projet.
Communications de projet
Rapports hebdomadaires – Fournisseurs
Vous devez préparer chaque semaine un rapport sur l’état et l’avancement, et l’envoyer par courriel au gestionnaire de portefeuille et au gestionnaire de prestation des services des Services en ligne.
Présentez votre rapport avant 16 h 30 (HNP) le lundi, ou le mardi si le lundi est un jour férié.
Votre rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement du projet doit inclure les renseignements suivants :
- Avancement des tâches :
- Ce qui a été accompli la semaine précédente;
- Ce qui a été planifié pour la période du rapport, mais qui n’a pas été complété.
- Tâches planifiées pour la semaine à venir et membres de l’équipe responsables de ces tâches.
- Raisons des retards, si des jalons sont reportés.
- État du budget pour les contrats temps et matériaux : Heures réelles travaillées et heures restantes.
- Estimation (temps et matériaux) pour l’achèvement : Prévisions des heures de travail nécessaires pour achever les travaux restants.
- État du budget pour les contrats à prix fixe : Estimation de la date de la prochaine facturation en fonction des jalons.
- Pourcentage du budget dépensé : Indicateurs à 25 %, 50 % et 75 % du budget.
- Risques liés au projet : Risques liés à la portée, au calendrier et au budget. Si les heures estimées pour achever le projet excèdent les heures restantes, vous devez l’indiquer comme étant un risque lié au budget. Faites approuver votre stratégie d’atténuation des risques par les Services en ligne.
Vous pouvez utiliser notre modèle de rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement du projet.
Rapports mensuels – Contrats temps et matériaux
Vous devez présenter à la fin de chaque mois un rapport sur le budget décrivant les dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles, et le budget restant.
Pour les contrats temps et matériaux, indiquez si les heures restantes sont suffisantes pour achever les travaux restants.
Télécharger notre modèle de rapport mensuel sur l’état d’avancement du projet.
Gestion des comptes
Nous demandons une gestion des comptes lorsque vous avez plusieurs projets en cours avec les Services en ligne où sont partagées les ressources du fournisseur, le but étant de bien hiérarchiser ces projets.
Vous pouvez combiner les projets dans un seul rapport mensuel sur l’état d’avancement.
Exigences de facturation
Toutes les factures
Toutes les factures doivent inclure :
- la date de facturation;
- le numéro du contrat (un numéro par facture);
- le numéro de facture;
- le montant.
Factures pour les contrats temps et matériaux
En plus des renseignements ci-dessus, les factures pour les contrats temps et matériaux doivent inclure :
- les heures consacrées au travail durant le mois;
- une ventilation détaillée en fonction des billets fermés et des tâches achevées;
- la catégorie de service ou la discipline à laquelle les heures sont associées.
Factures pour les contrats à prix fixe
Vous devez expliquer le jalon atteint selon le calendrier de paiements du contrat pour lequel une facture est envoyée.
Envoyer une facture aux Services en ligne
- Entrez tous les renseignements requis dans votre facture.
- Envoyez-la par courriel au gestionnaire de projet et au gestionnaire de prestation des services des Services en ligne. Mettez en copie conforme le gestionnaire de portefeuille des Services en ligne et l’adresse [email protected].
- Nous confirmerons la réception de votre facture, vérifierons que le travail a bien été fait et traiterons la facture pour effectuer le paiement.