Pourquoi utiliser ce modèle?
Les courriels envoyés aux utilisateurs qui viennent d’envoyer une demande ou une commande devraient seulement communiquer le strict minimum.
N’incluez jamais de renseignements personnels ou délicats.
Comptes de courriel du gouvernement
Les courriels doivent toujours être envoyés à partir d’un compte gouvernemental qui est régulièrement surveillé par le personnel. Les utilisateurs devraient être en mesure de répondre pour poser des questions ou obtenir de l’aide.
Évitez d’utiliser l’adresse [email protected] ou une autre adresse non surveillée.
Fonctionnement
Un accusé de réception devrait normalement inclure ce qui suit :
Ce qu’il faut faire
N’expliquez pas le processus complet; présentez les faits simplement.
- Si l’utilisateur doit faire quelque chose après avoir reçu le courriel, indiquez-le clairement.
- Si l’utilisateur doit faire quelque chose avant une date précise, indiquez-le également.
Éviter d’utiliser « veuillez ».
À quoi s’attendre pour l’utilisateur
Si l’utilisateur de votre service attend un document gouvernemental, indiquez à quel moment il peut s’attendre à le recevoir.
Par exemple, « Vous recevrez votre certificat d’immatriculation de véhicule d’ici cinq à dix jours ouvrables ».
Résumé de la commande si un paiement a été effectué
Si votre service prend les paiements, confirmez la commande et le montant payé.
Indiquer les renseignements sur le paiement
Le gouvernement du Yukon utilise le système Bambora pour les paiements en ligne. Renseignements à fournir pour tous les reçus de paiement :
- Date et heure de la commande. Par exemple, 22 juin 2021, 14 h.
- Numéro de la commande. Par exemple, 1000044.
- Code d’autorisation. Code envoyé par la banque pour les transactions approuvées. Par exemple, 5487.
- Montant total de la commande. Par exemple, 15 $.
- Type de carte de crédit. Par exemple, Visa ou Mastercard. Ne pas utiliser d’abréviations.
- Titulaire de la carte. Par exemple, Prénom Nom de famille.
- Nom pour la facturation. Par exemple, Prénom Nom de famille.
- Adresse Web du marchand. La plupart du temps la page Yukon.ca liée au service. Par exemple, Renouvellement d’une immatriculation d’un véhicule. Lire les consignes sur les liens.
- Nom du marchand. Par exemple, gouvernement du Yukon.
Vous pouvez inclure d’autres variables de Bambora, mais cette liste comprend les informations requises dans la plupart des cas.
Avec qui communiquer pour obtenir de l’aide
Fournissez une adresse courriel et un numéro de téléphone pour faciliter le processus. Vous pouvez également fournir un numéro de transaction ou de demande, le cas échéant.
Identité de l’expéditeur
Indiquez le nom du service dans l’objet du message. Ce nom est plus clair pour l’utilisateur que le nom de votre ministère ou l’acronyme.
Exemple
Objet : Confirmation de commande – Renouvellement de l’immatriculation d’un véhicule
La présente vise à confirmer que nous avons bien reçu votre ou vos demandes de renouvellement d’immatriculation de véhicule.
Ce que vous devez faire
Vous n’avez rien d’autre à faire pour le moment.
Prochaines étapes
Vous recevrez par la poste votre ou vos vignettes pour la plaque et l’immatriculation à l’adresse que vous nous avez fournie d’ici 10 jours ouvrables.
Détails de la commande
- Date et heure de la commande : 22 juin 2021, 14 h.
- Numéro de la commande : 1000044
- Code d’autorisation : 5487
- Montant payé : 30 $
- Type de carte de crédit : Visa
- Titulaire de la carte : Jane Smith
- Nom pour la facturation : Jane Smith
- Nom du marchand : Gouvernement du Yukon
- Site Web : Renouvellement de l’immatriculation d’un véhicule
Aide
Pour obtenir de l’aide, écrivez à [email protected] ou téléphonez au 000-000-0000. Veuillez utiliser le numéro de confirmation suivant : ABC123.