Accusé de réception de courriels

Date d’adoption : 
6 août 2018
Dernière mise à jour : 
20 février 2021

Pourquoi utiliser ce modèle?

Les courriels envoyés aux utilisateurs qui viennent d’envoyer une demande ou une commande devraient seulement communiquer le strict minimum.

N’incluez jamais de renseignements personnels ou délicats.

Fonctionnement

Un accusé de réception devrait normalement inclure ce qui suit :

Ce qu’il faut faire

N’expliquez pas le processus complet; présentez les faits simplement.

  • Si l’utilisateur doit faire quelque chose après avoir reçu le courriel, indiquez-le clairement.
  • Si l’utilisateur doit faire quelque chose avant une date précise, indiquez-le également.

À quoi s’attendre pour l’utilisateur

Si l’utilisateur de votre service attend un document gouvernemental (p. ex., certificat d’immatriculation d’un véhicule, certificat de naissance), indiquez à quel moment il peut s’attendre à le recevoir.

Par exemple, « Vous recevrez votre certificat d’immatriculation de véhicule d’ici cinq à dix jours ouvrables ».

Résumé de la commande si un paiement a été effectué

Si votre service prend les paiements (p. ex., permis de pêche, permis de camping), confirmez la commande et le montant payé.

Avec qui communiquer pour obtenir de l’aide

Fournissez une adresse courriel et un numéro de téléphone pour faciliter le processus. Vous pouvez également fournir un numéro de transaction ou de demande, le cas échéant.

Identité de l’expéditeur

Indiquez le nom du service dans l’objet du message. Ce nom est plus clair pour l’utilisateur que le nom de votre ministère ou l’acronyme.

Exemple

Objet : Confirmation de commande – Renouvellement de l’immatriculation d’un véhicule

La présente vise à confirmer que nous avons bien reçu votre ou vos demandes de renouvellement d’immatriculation de véhicule.

Ce que vous devez faire

Vous n’avez rien d’autre à faire pour le moment.

Prochaines étapes

Vous recevrez par la poste votre ou vos vignettes pour la plaque et l’immatriculation à l’adresse que vous nous avez fournie d’ici 10 jours ouvrables.

Détails de la commande

Trois renouvellements d’immatriculation de véhicule

Montant payé : 30 $

Aide

Pour obtenir de l’aide, écrivez à eservices@gov.yk.ca ou téléphonez au 000-000-0000. Veuillez utiliser le numéro de confirmation suivant : ABC123.

Comptes de courriel du gouvernement

Les courriels doivent toujours être envoyés à partir d’un compte gouvernemental qui est régulièrement surveillé par le personnel. Les utilisateurs devraient être en mesure de répondre pour poser des questions ou obtenir de l’aide. Évitez d’utiliser l’adresse noreply@gov.yk.ca ou une autre adresse non surveillée.